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Prima configurazione di HyWork (da ambiente vuoto)

Questo è un tutorial: ti porta dall'organizzazione vuota a un ambiente pronto all'uso, nell'ordine giusto. Segui i passi dall'alto verso il basso — l'ordine non è opzionale, perché ogni elemento richiede che quelli precedenti esistano già (es. non puoi creare un utente se prima non hai creato almeno uno spazio e una qualifica).

Non spiega la teoria di ogni sezione: dove serve, trovi il link alla guida di riferimento.

Obiettivo

Alla fine avrai: l'organizzazione impostata, almeno uno spazio di lavoro con la sua modalità di timbratura, le qualifiche e i reparti, i contratti, i contatori, e il primo utente invitato.

Prerequisiti

  • Un account Proprietario (o Super Manager) sull'organizzazione.
  • Accesso al backoffice: https://backoffice.hywork.app.
  • La configurazione si fa dal menu ingranaggio in alto a destra.

💡 I tag dei contratti non fanno parte di questo setup: si configurano lato HyWork (Administration Panel), non dal backoffice.

Passo 1 — Impostazioni organizzazione

Apri ingranaggio → Impostazioni organizzazione. Dai un nome all'organizzazione e rivedi le impostazioni predefinite per i nuovi spazi (richiesta di cambio turno, report presenze, note, ingressi non programmati, calendario giornaliero).

Perché prima: sono le impostazioni di base e i default che verranno ereditati dagli spazi che creerai dopo.

Risultato atteso: l'organizzazione ha un nome e i default sono impostati.

Passo 2 — Spazi di lavoro

Apri ingranaggio → Gestione spazi di lavoro, poi + Aggiungi spazio di lavoro. Per ogni spazio scegli la modalità di timbratura (QRCode, GEO, GEO con forzatura, ClockIn/ClockOut, Manuale opzionale/obbligatorio, oppure Nessuna) e le tolleranze (anticipo ingresso, posticipo ingresso, posticipo uscita).

Perché prima: lo spazio è obbligatorio per creare reparti e utenti.

Per il dettaglio delle modalità vedi Spazi di lavoro.

Risultato atteso: almeno uno spazio attivo compare nella lista.

Passo 3 — Qualifiche

Apri ingranaggio → Gestione qualifiche, poi + Aggiungi qualifica. Crea le qualifiche che useranno le persone (es. Operatore, Manager, Back Office…).

Perché prima: la qualifica è obbligatoria per creare un utente, e serve per associare i reparti.

Vedi Qualifiche.

Risultato atteso: le qualifiche compaiono nella lista.

Passo 4 — Reparti

Apri ingranaggio → Gestione reparti. Seleziona lo spazio in alto a sinistra, poi + Aggiungi reparto. Ogni reparto appartiene a uno spazio e ha delle qualifiche associate.

Perché ora: il reparto richiede uno spazio (Passo 2); le qualifiche associate arrivano dal Passo 3.

Vedi Reparti.

Risultato atteso: i reparti compaiono, ciascuno legato al suo spazio.

Passo 5 — Contratti

Apri ingranaggio → Gestione contratti, poi + Aggiungi contratto. Definisci tipo (Part time / Tempo pieno), giorni lavorativi, ore min/max settimanali, riposi. Qui vivono anche orari di lavoro, calendari e festività, rotazioni turni.

Perché ora: il contratto serve nel passo successivo, quando assegni un rapporto di lavoro all'utente.

Vedi Contratti.

Risultato atteso: i contratti compaiono nella lista.

Passo 6 — Contatori

Apri ingranaggio → Configurazione Contatori. Crea i contatori dell'organizzazione (es. Ferie maturate, Ferie godute, Banca ore) con le relative regole di calcolo, eventi temporali e set di regole.

Perché ora: i contatori sono a livello organizzazione e i valori personali si assegnano all'utente nel passo successivo (tab Contatori del dialog utente).

Vedi Contatori.

Risultato atteso: i contatori compaiono nella lista, scope Organizzazione.

Passo 7 — Utenti

Apri ingranaggio → Gestione utenti, poi + persona. Compila: - Profilo (Nome, Cognome, Email — l'email è obbligatoria). - Ruolo e accessi: scegli il ruolo (Lavoratore, Manager, Proprietario) e seleziona almeno uno spazio e almeno una qualifica — entrambi obbligatori. - Posizione lavorativa: aggiungi un rapporto di lavoro scegliendo un contratto. - Contatori: eventuali valori personali. - Per un Manager compare anche la tab Autorizzazioni (spazi, reparti, servizi).

Poi Invita (invia subito l'email) o Salva (crea senza invitare).

Perché per ultimo: l'utente richiede spazi e qualifiche (obbligatori), il rapporto richiede un contratto, e le autorizzazioni Manager richiedono i reparti — tutto creato nei passi precedenti.

Vedi Utenti.

Risultato atteso: l'utente compare in lista con stato Invitato o Da invitare.

Verifica finale

Hai completato il setup se, aprendo Gestione utenti, riesci a creare e salvare un utente senza messaggi di errore su spazi, qualifiche o contratto. Se un campo obbligatorio segnala errore, è perché il relativo elemento non è stato ancora creato: torna al passo corrispondente.

Prossimi passi